Posted in Cultură Organizațională

Comunicarea prin email la locul de muncă

Datorită evoluției noilor tehnologii, astăzi putem comunica rapid prin rețele de socializare, însă, majoritatea dintre noi preferăm emailul ca mijloc de comunicare, mai ales la job. Potrivit statisticilor, numărul de e-mailuri trimise zilnic în 2020 a fost de aproximativ 300 miliarde. Conform specialiștilor, se preconizează că această cifră va crește la peste 376, 4 miliarde până în 2025. 

Efortul de a compune un email la job nu pare mare, dar de multe ori, pierdem timp prețios la muncă încercând să structurăm cât mai bine informația pe care dorim s-o transmitem. De aceea, când ne dorim să trimitem un email colegilor sau superiorilor, e util să ținem cont de câteva elemente pe care le vom discuta mai jos în cele ce urmează.

Relevanța

Înainte de a trimite un email gândește-te la inboxul destinatarului. Este necesar să transmiți acea informație? Îi poți scrie colegului sau colegei pe Skype, pe Slack sau orice altă rețea de socializare care te ajută să comunici rapid și eficient. De asemenea, există situații în care e nevoie de o discuție față în față pentru că e nevoie de lămuriri care necesită mai mult timp decât un simplu schimb de mailuri.

Subiectul mailului

Întotdeauna să adaugi un subiect emailului tău pentru că, în primul rând, îl va ajuta pe destinatar să înțeleagă despre ce este vorba în mail, iar în al doilea rând, îl va găsi mai ușor și rapid dacă va fi nevoie să-l recitească. Nu se recomandă utilizarea unor cuvinte în subiect precum << anunț >> << bună ziua >>, << rugăminte >>.

Subiectul trebuie să fie specific, concis și cât mai clar, nu ambiguu – de exemplu – raport planificare august 2021 – în loc de raport. Nu uita că destinatarul tău poate primi o mulțime de rapoarte zilnice, lunare, anuale etc.

Conținut

Mesajul trebuie să fie scurt și la obiect. E neplăcut să primești mailuri lungi, confuze, greu de parcurs din care să nu înțelegi nimic și să ai multe sarcini de îndeplinit la job. Nu uita să saluți politicos, dacă începi corespondența și acordă atenție și formulelor de încheiere! Organizează-ți conținutul cât mai bine, cât mai clar, adaptându-l contextului. Utilizează paragrafe, bulleturi, liniuțe pentru ca textul să fie mai ușor de parcurs. O regulă pe care ți-o poți seta este limitarea la 5 propoziții în mail, dar desigur, depinde de context.

Tonul

Emailurile pe care le trimiți la muncă trebuie să reflecte profesionalismul tău. Păstrează un ton formal și politicos, alege cuvintele cu grijă și acordă o atenție sporită și semnelor de punctuație. Păstrează glumițele pentru pauzele de prânz sau pentru alte contexte. Nu trimite colegilor poante sau bârfe, picanterii despre colegi sau colaboratori. Evită să scrii cu majuscule dacă nu sunt acronime. De regulă, propozițiile scrise cu litere mari sunt considerate nepoliticoase și nu-și găsesc locul în mediul profesional. De exemplu, este o mare diferență în a scrie într-un mail „TRIMITE-MI RAPORTUL!”, față de „Te rog, trimite-mi raportul!”.

Timpul de răspuns

E indicat să răspunzi cât de prompt poți. Dacă nu poți adresa întrebările sau sarcinile primite în mail chiar atunci, poți scrie totuși un rând către cel care ți-a expediat mailul în care să-i confirmi că ai primit emailul și să-l asiguri că vei reveni cu un răspuns cât se poate de repede. Păstrând timpul de răspuns cât de scurt posibil, dai dovadă de seriozitate și profesionalism. De asemenea, dacă tu ești cel care solicită rezolvarea unor sarcini sau aștepți răspunsuri e important să specifici în mail un deadline pentru destinatar. Astfel, acesta își poate stabili prioritățile pentru sarcinile sale de lucru și pentru e-mailurile pe care le are de trimis la rândul lui.

Șabloane de emailuri profesionale

Dacă ai nevoie să compui rapid un email la job și ești în pană de inspirație, citește modelele de mai jos și adaptează-le la context și la nevoile tale.

Când vrei să-i ceri un serviciu unui coleg

Subiect: lista noi prețuri

Dragă Ana,

Pe 2 august, vom prezenta unor clienți noi produsele noastre. Am înțeles de la colegul tău Marius că prețurile s-au schimbat recent și că tu deții lista cu noile modificări. Îmi poți trimite și mie lista, te rog?

Mulțumesc, 

Maria Popescu, manager vânzări 

Când apreciezi eforturile unui angajat 

Subiect: mulțumiri proiect Delta

Dragă Bianca,

Voiam să-ți mulțumesc pentru implicarea și toate eforturile pe care le-ai făcut în ultima luna în cadrul proiectului Delta. Cercetarea a fost amănunțită, ai acordat atenție detaliilor, iar feedback-ul primit din partea echipei a fost unul pozitiv. Aștept cu nerăbdare să prezentăm proiectul și managementului de top. Felicitări pentru rezultate! 


Pe curând, 

Andra Popescu, manager 

Feedback-ul negativ în email

Oamenii reacționează defensiv la feedback negativ, așadar dacă trebuie să-i oferi cuiva un feedback negativ folosește tehnica sandwich-ului pentru ca mesajul să fie mai ușor de digerat. Abordarea implică ceva pozitiv- ceva negativ – ceva pozitiv.

De exemplu, poți începe să enumeri punctele forte dintr-o anumită situație – ce ne-a plăcut la modul de lucru al colegului, apoi punctele slabe – ce n-a funcționat, ce lucruri ar trebui îmbunătățite, iar la final, se pot menționa, de pildă, rezultatele pozitive ce vor fi obținute dacă schimbările menționate se vor aplica. Iată mai jos un exemplu:

Subiect: feedback client proiectul Sigma

Bună, Georgiana!

Ne bucurăm să vedem entuziasmul și implicarea ta în proiectul Sigma. Din păcate, rezultatele nu s-au ridicat la nivelul așteptărilor clientului, așa că va trebui să modificăm destul de mult proiectul inițial. Am convingerea că la final feedback-ul clientului va fi unul constructiv și că schimbările din proiect vor aduce rezultatele dorite.

Maria, manager local

Când un coleg a greșit 

Dacă dorești să atragi atenția asupra unei probleme, utilizează formulări la diateza pasivă. Gândește-te că scopul este să găsești soluții eficiente, critica și atacul la persoană nu sunt indicate pentru că pot afecta relațiile de muncă.

Exemplu:

Diateza activă: N-ai informat-o pe Ioana de modificările din program.

Diateza pasivă: Ioana n-a fost anunțată de noile modificări.

Dacă greșeala e majoră, e nevoie neapărat de o discuție față în față, în care să-i explici cu calm situația. 

Când recunoști echipei că ai greșit 

Dragilor/guys,

Din păcate, proiectul nostru n-a mers așa cum am anticipat. Acțiunile mele privind xyz au inhibat procesul/au întârziat x lucru – așa că trebuie să ne concentrăm pe y pentru a îmbunătăți situația. Există anumite proiecte dificile, unde întâmpinăm și obstacole. Dar am încredere că în scurt timp vom fi pe drumul bun. 

Când îi spui șefului despre un conflict cu un coleg

Relațiile de muncă pot fi tensionate. Din cauza presiunii, a stresului, a conflictelor de interese oamenii nu reacționează mereu cum ne-am fi așteptat. Există anumite situații unde pot apărea conflicte care nu pot fi rezolvate decât de managementul superior.

Buna, Andra!

Ai putea mâine să ne vedem la o discuție face-to-face? Sper să nu dureze mai mult de câteva minute. Aș vrea să discutăm despre o situație delicată pe care nu știu s-o gestionez și aș avea nevoie de ajutorul tău. Nu mă plâng, ci doar îmi doresc să găsim împreună o soluție. Iată ce se întâmplă: 

Ori de câte ori, Raluca face y lucru (descrie acțiunea care generează conflictul), eu mă simt z (descrie cum te simți). Această situație s-a întâmplat în mai multe rânduri (de dorit exemple – la ședința x, la întâlnirea cu clientul y, etc). Eu o respect pe Raluca și îmi place să fac parte din această echipă, dar aceste incidente îmi îngreunează procesului de lucru/mă încetinesc din lucru etc. Nu pot să fiu sigură, dar cred că această situație o afectează și pe ea, de asemenea. 

Aș vrea să rezolvăm acest conflict înainte să se transforme într-o problema mai mare pentru amândouă. Am încercat să-l rezolv singură prin xyz (înșiri metodele), dar efectul n-a fost cel așteptat. Cred că dacă am găsi o soluție împreună, rezultatele s-ar îmbunătăți, iar echipa ar deveni mai performantă. Aștept un răspuns.

Cu mulțumiri,

Bianca, account manager

Sfaturi de urmat când scrii un email la job

O bună comunicare la job invită oamenii să fie mai cooperanți și eficientizează timpul de lucru ceea ce duce la creșterea sentimentului de satisfacție profesională. Așadar, nu uita să iei în calcul și următoarele sfaturi:

  • Scrie emailuri doar când ești calm. La furie, la stres, oamenii se controlează mai greu așa că e posibil să spui lucruri pe care să le regreți, mai târziu;
  • Nu trimite răspuns la toată lumea (reply to all) – ci indicat ar fi să-i trimiți direct persoanei interesate;
  • Citește mailul de mai multe ori înainte să-l trimiți pentru a identifica eventualele greșeli de exprimare, gramaticale sau de punctuație. Dacă scrii mailul pe fugă, cel mai bine este să-l salvezi în draft și să-l citești mai târziu. 


Sper că acest articol î privind comunicarea prin email în mediul profesional să-ți fie util. Te rog să-l recitești ori de câte ori ai nevoie să scrii un mail eficient la muncă. Spor!

Foto: rawpixel.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *